法院有大量的案件檔案和公文檔案，還有一些在辦案過程中形成的電子檔案文件，隨著法院訴訟案例的增多，相應地，各類訴訟案例的文檔卷宗必將越來越多。通常法院的檔案室存放幾萬甚至十幾萬卷檔案，一旦某件檔案需要復查，查詢一份案卷需要幾個小時，甚至幾天時間，影響效率。法院檔案保留時間要在20年以上，檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱，如何將成千上萬的文檔存檔，如何使辦案人員、司法人員快捷地查詢到案件的資料等問題，面臨在法院檔案管理人員面前。為此需要將這些歷史檔案以及將來的新增檔案實現電子化存儲、電子檔案文件歸檔，并提供查詢使用。
法院檔案管理系統可避免上述問題。文檔使用高拍儀掃描后，按預先設計的方式建立索引，歸檔掃描的影像數據，查詢時，只需鍵入索引號或關鍵詞（如檔案號）即可在數秒內將原始的案卷影像調閱出來，極大地提高了工作效率。
從功能分解的角度，整個系統分為掃描加工、檔案查詢和檔案管理三個子系統。
館藏法院檔案包括紙質、照片、視頻、音頻檔案等重要數據，這些資料進行數字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數據庫中。
主要完成檢索人信息登記、檔案的檢索、調閱與打印輸出。
主要實現對數字化后檔案的應用與管理包括文件管理、案卷管理、庫房管理等功能模塊。
館藏法院檔案包括紙質、照片、視頻、音頻檔案等重要數據，這些資料進行數字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數據庫中。
法院業務部門首先將法院檔案移交給檔案室，檔案室登記實體檔案移交記錄后，進行檔案數字化加工，最終形成對應格式的電子文檔。業務流程如圖所示：
通過內部的網站使檔案管理系統對法院內部人員提供各類檔案利用服務。根據用戶的不同權限，確定檔案的可查看范圍和層次。提供了多種檢索方式，包括精確檢索、模糊檢索、逼進檢索等；系統對各種文本格式文件支持全文檢索功能。
查詢用戶可根據檔案的分類、題名、主題詞、責任者等目錄信息在多種檔案資源庫（包括文本、圖像、聲音、影像等）中進行相關檔案內容的檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
根據檔案的多級分類標引信息進行逐級交互式檔案檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
用戶在現有的查詢結果范圍內，可進行二次的條件檢索，再次縮小查詢目標范圍。
對于經過OCR識別的文書檔案以及txt 、html 、Word、pdf 等類別的文字類電子檔案，可以進行更為精確的全文檢索。
檔案管理業務流程包括文件管理、案卷管理、庫房管理等。
法院檔案管理信息系統將檔案資料分為兩種：一是文件，二是案卷。在系統中對文件的管理使用文件管理模塊。
文件管理模塊采用批量智能方式或人工操作方式將采集、接收到的非標準格式的電子文件轉換為符合國家相關標準和電子文件格式，同時可根據采集時所帶的目錄信息，自動進行分類，在服務器端形成結構化有序存儲的文件庫。
本業務流程主要實現對各種案卷級檔案數據資料的管理，主要操作為檔案資料數據的錄入和輸出以及對原文的管理。該業務模塊具有組卷管理和案卷鑒定等功能。其中組卷管理包括檔案立卷、案卷著錄和對案卷的組、插、合、拆卷等功能。
庫房管理實現了對檔案原件的管理。主要包括實體管理、檔案移交、借閱管理和鑒定銷毀等功能。其中。實體管理利用條形碼技術實現了檔案庫房空間的數字化管理和實體檔案的自動定位。
